Identification des besoins

Les Acteurs

Il s’agit de lister ici les différents types d’utilisateurs possibles sans préjuger de ce que chacun est supposé faire.

  • Visiteurs anonymes
  • Adhérents
  • Animateurs
  • Commission : membre, secrétaire, auteur de CR de sortie, responsable…
  • Comité Directeur
  • Bureau
  • Présidence

Documents et Données

Il s’agit de lister ici les éléments (mot valise pour représenter tout type de « document », pas limité à un doc « word »…) qui intéressent le club. Certains doivent pouvoir être accessibles / gérés via le site, d’autres peut-être pas.

Pages et Articles

Un site est constitué de

  • Pages
    Les pages sont des éléments d’information qui peuvent évoluer au fil du temps mais doivent rester pérennes et visibles. Il s’agit d’éléments que l’on qualifiera de statiques
  • Articles
    Aussi appelés posts, ce sont des éléments à durée de vie limitée dans le temps.
    Les articles affichent des informations ponctuelles sur des événements à venir ou des récits. Dans tous les cas, un article aura une date de péremption et sera archivé. Il pourra être retrouvé mais ne sera plus directement visualisable.

Données

Si on fait l’inventaire des données que l’on doit gérer (et que l’on gère déjà aujourd’hui), on va trouver (à compléter) :
SV : il faudrait essayer de relier avec les acteurs évidents

  • Des documents « administratifs » ou réglementaires
  • Les Comptes Rendus de Réunion de Bureau, CD (Secrétaires), ou de Commissions (Secrét. commission)
  • Des courriers
  • Des fiches de sortie
  • L’historique des sorties
  • Des séjours/week-ends : annonce du séjour, données attendues, compte rendu de séjour / w-e /
  • Comptes rendus de sortie

Tout n’a pas vocation à être géré en tant que document wordpress, et on peut très bien continuer à utiliser Google Drive. Néanmoins, c’est une opportunité pour faciliter la rédaction de comptes rendus de sorties et faire vivre le site.
A terme, il pourrait être possible de gérer les formulaires de saisie de sortie et l’historique via une interface beaucoup plus facile à gérer pour les webmestres.

Contrôle de l’accès aux données.

Une partie des données va donc rester dans le drive, au moins dans un premier temps.
Il faut donc gérer les accès à la fois au niveau du Drive (accès direct via Google, rien de changé) et au niveau du site WP.
Ce second point peut être assuré via éléments de menu ou pages contenant des liens vers le drive et qui devront être rendu ou non visible suivant le rôle. C’est assez simple pour un menu, ça l’est moins mais c’est possible (retrouver une référence) au milieu d’une page ou d’un article.

Définition des Rôles et Responsabilités

Acteurs vs Rôles WordPress

La question est de savoir comment faire correspondre les Acteurs définis au début avec les Rôles définis par WordPress, ou s’il faut  créer ses propres rôles (possible via un plugin).

  1. Rôle Admin
    Seuls les webmestres devraient avoir ce rôle qui donne tous les droits sur le site.
  2. Rôle Editeur
    L’Editeur peut ajouter / modifier / retirer toutes les publications
    (qui ?) SV C’est habituellement dans un CMS une fonction dite de Validation ou d’Approbation : gênant que ce soit pour toutes les publications…
    On a besoin par ex. d’un Editeur par commission (cf ci-dessous)
  3. Role Auteur
    Il peut ajouter / modifier / retirer ses propres publications
    Ca pourrait correspondre aux Responsables d’activités
  4. Role Subscriber
    Chacun de nos adhérent devrait être au minimum subscriber (c-a-d utilisateur connecté). Ceci qui permet de réserver certaines pages / liens aux adhérent et ne pas les montrer au public.

SV Je crois qu’il faut partir de la description des BESOINS d’une organisation existante (ou à définir), par exemple pour chaque Commission :
 – les membres de la commission ont un accès en lecture (L) à tous les documents (de la commission) et peut-être à d’autres ajoutés par le resp.
 – les auteurs (1 ou 2 ?) de comptes rendus de sorties/séjours sont auteurs (LEM) de leurs comptes rendus (texte et images)
 – le secrétaire de comm. a un accès LEM sur tous ses CR
 – le responsable de comm.
– est Editeur (au sens ci-dessus, LEMS) de tous les documents de la commission
– il a un accès en lecture à certains documents du CD et en écriture à d’autres (son budget…)
– il a des besoins en documents structurés, de type tableur par ex. pour le suivi d’un séjour
– il peut rendre publics certains docs à destination des adhérents (annonces séjour, fonctionnement de l’activité…)

Ca n’est cependant pas suffisant.
Plusieurs acteurs ne trouvent pas leur place :

  • Animateur.
    Il doit avoir des accès particuliers en lecture mais pas nécessairement sur tout ce qui concerne les éditeurs ou même les auteurs.
  • Commissions
    Elles doivent avoir accès à des docs de budget…etc… que les animateurs n’ont pas forcément à connaître ou en tout état de cause ne doivent pas pouvoir modifier.
  • CD et le Bureau
    Ils ne sont pas admin… Et ils ne devraient pas pouvoir accéder (en tous cas en modification) aux éléments propres aux autres rôles.
    Ils gèrent cependant des éléments (juste à…. préciser pour gérer le point ci-dessus) que d’autres ne doivent pas voir, particulièrement au niveau du drive.

Donc… soit on peut gérer ça avec les groupes, soit il faut pouvoir créer des rôles (ça paraît nécessaire si on veut progresser, cf ci-dessus). Il existe des plugins pour ça.
Et dans un premier temps, rien n’est changé pour l’édition tant que ça reste dans le drive
SV: il faudrait juste prendre le temps de s’intéresser à mettre des règles simples de fonctionnement sur le drive, c’est le plus difficile…

Initialisation du système de droits

(JLP – 02/01/21)
Il s’agit de mettre en place un système simple qui permette de mettre en route le site avec des règles aussi simples que possible. Et de n’ajouter de la complexité que si elle s’avère nécessaire.

Ce qui est en italique ci-dessous nécessite discussion ou rédaction d’un « comment faire ».

Rappels

  • Une Page est un contenu pérenne, c’est à dire qu’il n’est pas lié à une actualité
  • Un Article est un contenu à durée de vie limitée, c’est à dire lié à une actualité ou un évènement ponctuel.

Règles de conduite

Partons des principes suivants :

  1. Le système est basé sur la confiance et la bonne volonté de chacun
  2. Le volume de publications sera faible (au moins dans un premier temps).
  3. Les publications sont :
    • Présentation de chaque activité
    • Pages sécurité pour les activités à risque
    • Pages « (in)formations »
      Par ex, lecture d’une carte, utilisation du DVA 
      Qu’il s’agisse de contenus complets ou de résumé avec un lien vers un doc existant dans le drive.
    • Articles de comptes rendus de sortie
    • Proposition de séjours ou de conférence
    • Actualité « connexe » (festival du film de montagne…)
      Il faudrait établir un consensus sur les évènements extérieurs qui pourraient être diffusés sur le site
  4. Les documents réellement sensibles sont gérés dans les drives partagés avec les droits et permissions associés.
  5. Un lien vers un tel document ne peut être établi que par quelqu’un qui connaît le document et à le droit de le partager. Il agit donc en connaissance de cause
    Si nécessaire, on peut établir une règle plus restrictive imposant la validation du bureau / CD ou des webmestre avant publication d’un lien vers un tel document.
  6. Les pages propres à chaque activité (organisation, présentation…) sont gérées par les commissions / responsables d’activité.
    • Au hasard, on imagine mal un animateur VTT écrire une page sur la Randonnée ou l’insérer sans s’en rendre compte dans un menu de l’activité Ski de Randonnée.
    • En cas de doute, le rédacteur peut toujours se tourner vers un webmestre avant publication.
  7. Les articles (par ex comptes-rendus de sortie) peuvent être écrits par les animateurs.
    Un tel article devra apparaître automatiquement sur la page de l’activité en question.
    ==> L’auteur ajoute la catégorie correspondant à l’activité (ou demande à son responsable d’activité de le faire)
    ==> Il faut établir un modèle de page d’activité avec un bandeau d’articles récents.
    ==> S’agissant de séjours / W-E / conférences avec inscriptions, il faudra les faire apparaître sur le bandeau d’actus du site.
    Le rédacteur de l’article le passe à un webmestre qui ajoute la catégorie qui va bien (éventuellement après approbation du CD) pour que ça apparaisse dans le bandeau.

Proposition d’utilisation des Rôles

Rappels

Il n’y a pas une réelle hiérarchie des rôles, même si elle est établie par défaut via les permissions associées par défaut aux rôles de base de WP. Il est toujours possible d’ajouter ou retirer des permissions à un rôle.

Proposition d’affectation des Rôles

… En cours de rédaction …

Ressources

Rôles et Permissions dans WordPress

Plugin Advanced Access Manager

Plugin Press Permit Core

Plugin User Role Editor

Plugin Ultimate Member